Conforme se establece en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, VEPAMIL S.A. no requiere autorización o consentimiento de los TITULARES para tratar los datos personales cuando provienen de fuentes de acceso público o cuando su tratamiento es requerido para los siguientes fines y propósitos:

• Suministrar información requerida por autoridades públicas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Atender casos de emergencia médica o sanitaria.
• Recabar información autorizada por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

En caso de obtener y tratar datos personales que provengan de fuentes de acceso público o de fuentes indirectas, se deberá notificar a sus TITULARES esta situación en un plazo no mayor a treinta (30) días contados a partir del día hábil siguiente al de su recopilación. La notificación se realizará por escrito a la dirección de correo electrónico que conste en los registros de la compañía. A través de la notificación electrónica, proporcionaremos la información detallada en el artículo 12 de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

BASES LEGALES LEGITIMADORAS DEL TRATAMIENTO:

El tratamiento de datos personales de los TITULARES estará amparado en las siguientes bases legitimadoras:

• Por el consentimiento de su TITULAR.,
• Por el cumplimiento de una obligación legal u orden judicial,
• Por la ejecución de medidas precontractuales o el cumplimento de obligaciones contractuales,
• Para satisfacer el interés legítimo del GRUPO VEPAMIL, siempre y cuando no prevalezca el interés o derechos fundamentales de los TITULARES.

CONSERVACIÓN Y SEGURIDAD DE LOS DATOS:

El plazo de conservación de los datos personales podrá variar, según el tipo de dato, la finalidad del tratamiento, la fuente de legitimidad, o el tiempo necesario para atender las posibles responsabilidades que pudieran surgir del cumplimiento de dichas finalidades del tratamiento, en razón de los datos y la información que fueron recabados. Sin embargo, la conservación no será mayor al tiempo mínimo necesario que se requiera para cumplir las finalidades y obligaciones legales y contractuales por las cuales los datos fueron recabados. Cada dos años, el área de jurídica del GRUPO VEPAMIL revisará los criterios de conservación y los plazos que se hayan determinado.

Una vez cumplidos los fines del tratamiento y de no existir obligación legal de conservación los datos personales, los mismos serán anonimizados, destruidos, bloqueados o devueltos a sus TITULARES. Para el caso de la devolución se requerirá solicitud escrita del interesado.

Además, todos los datos personales serán conservados debidamente almacenados en ficheros, archivos, registros o bases de datos correctamente identificados. Sobre estos soportes se aplicarán regularmente diversas medidas de seguridad y salvaguardas para proteger la disponibilidad, confidencialidad y autenticidad de la información y de los datos personales almacenados conforme las recomendaciones emitidas por los organismos y entidades especializadas, tanto para los archivos y documentos físicos como para los soportes digitales.

Cada una de las subsidiarias establecerá e informará a los TITULARES respecto al plazo de conversación de los datos personales tratados considerando los criterios anteriormente señalados.

ATENCIÓN DE REQUERIMIENTOS Y SOLICITUDES:

En el caso de que los TITULARES hagan un requerimiento, petición, queja o reclamación respecto a sus datos personales, estos serán atendidos dentro del plazo máximo de 15 días contados desde su presentación. Para atenderlos adecuadamente y dar respuesta a los mismos, se utilizará los datos identificativos y de contacto que el TITULAR nos haya proporcionado, como son: nombres y apellidos, correos electrónicos o números telefónicos fijos o móviles.

En el caso de que el TITULAR considere que los requerimientos, peticiones, quejas o reclamaciones que haya realizado no hayan sido resueltos satisfactoriamente conforme los criterios, plazos y procedimientos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento General, podrá enviar su queja o reclamación a la Superintendencia de Protección de Datos Personales. En estos casos el área jurídica deberá dar seguimiento y atención a este proceso.

CESIÓN & TRANSFERENCIA DE DATOS:

Los datos personales no se cederán, compartirán ni transferirán a terceros ajenos al GRUPO VEPAMIL, sean estos nacionales o extranjeros, salvo en los casos en que existiere un derecho u obligación legal que cumplir, una orden de autoridad competente, un interés legítimo para realizarlo o la autorización expresa del cliente.

Los datos personales recabados podrían ser cedidos, transferidos o comunicados, previa autorización del TITULAR o existencia de una causal de legitimidad a terceros ajenos a nuestra organización para cumplir una o varias de las finalidades del tratamiento. En dicho caso se notificará oportunamente al TITULAR de dicho particular.

DERECHOS DE LOS TITULARES:

A todos los TITULARES les asiste el derecho a obtener gratuitamente información y datos personales sobre sí mismos. Asimismo, tienen derecho de ejercer libremente los derechos de acceso, eliminación, rectificación, actualización, oposición, anulación, limitación del tratamiento y a no ser objeto de una decisión basada únicamente en valoraciones automatizadas de datos.

Para ejercer estos derechos, los TITULARES podrán enviar una solicitud en tal sentido debidamente fundamentada y por escrito a la siguiente dirección: Av. Fco. de Orellana Y Miguel H. Alcívar Edificio Las Cámaras Piso 11 o al correo electrónico atenciondatos@vepamil.com. El peticionario deberá adjuntar una copia simple de la parte frontal de su cédula de identidad o ciudadanía, o una copia de la hoja de identificación de su pasaporte, así como los demás documentos que le sean requeridos según sea el caso. La fundamentación de la solicitud, así como los documentos a presentarse, deberán observar los criterios y requisitos establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

VERACIDAD Y AUTENTICIDAD DE LOS DATOS PERSONALES:

Todos los TITULARES son responsables de la veracidad y autenticidad de los datos e información que nos hayan proporcionado y que hayamos por tanto recolectado, registrado y almacenado, en cualquier de nuestros soportes, ya sean estos físicos o digitales. Por lo tanto, consideramos para fines de tratamiento que dichos datos son exactos, íntegros, precisos, completos, comprobables, claros y actualizados, sin perjuicio de lo cual, al momento de su recolección se realizarán rutinas de validación para identificar y corregir errores ortográficos, transposiciones de números, códigos incorrectos, datos incompletos e incoherentes, entre otros errores que pudieren afectar la calidad de los datos.

Los datos personales de acceso público, cualquiera sea su naturaleza, serán recolectados, registrados y almacenados, en caso de ser necesario, en los mismos términos y condiciones en los cuales se encuentren publicados.

Mantener la información actualizada y correcta es responsabilidad de todos los involucrados y es fundamental para proporcionar adecuadamente los bienes y servicios que nos son requeridos conforme los términos y condiciones pactadas con nuestros clientes y proveedores. Sin perjuicio de ello, GRUPO VEPAMIL rectificará o actualizará los datos erróneos o desactualizados previa solicitud escrita presentada por el TITULAR, o su representante legal y de acuerdo con la normativa legal vigente. Igualmente, los TITULARES podrán, en cualquier momento, solicitar la actualización de la información y los datos personales que nos hayan suministrado o que se encuentren en nuestros archivos, bases de datos o ficheros.

En caso de detectar datos incorrectos que requieran de rectificación, los TITULARES podrán presentar una solicitud y ejercer los derechos que les asisten a través de nuestro portal web o enviando su requerimiento a nuestro correo electrónico. Asimismo, GRUPO VEPAMIL podrá en cualquier momento rectificar los datos personales si al contrastar los datos registrados con datos y fuentes de acceso público se evidencia el error.

USO DE LOS DATOS:

La información y los datos personales que se hayan recopilado conforme la presente Política son de uso exclusivo de GRUPO VEPAMIL, quién se compromete a crear y mantener un ambiente seguro para proteger los datos personales e información de los TITULARES mediante la implementación de las medidas de seguridad y políticas apropiadas que eviten la adulteración, perdida, deterioro, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

ACTUALIZACIONES Y MODIFICACIONES:

Nos reservamos el derecho de realizar, en cualquier momento, las modificaciones o actualizaciones que se estimen oportunas y necesarias a la presente Política General de Protección de Datos Personales del GRUPO VEPAMIL. En caso de que se realicen cambios materiales en esta Política, se informará a los TITULARES mediante una comunicación electrónica y se les requerirá, en ese momento, su revisión, aceptación o rechazo expreso a las condiciones expuestas en la misma.

En caso de que los TITULARES rechazan las condiciones expuestas en la presente política se les deberá informar sobre las consecuencias de su negativa respecto a la prestación de nuestros servicios o la comercialización de nuestros productos.

Una vez que ha sido debidamente informado, les agradecemos consignar su aceptación al contenido de la presente Política de Protección y Tratamiento de Datos Personales proporcionándonos su nombre y número de documento de identidad y marcando con una “X” en uno de los siguientes casilleros. Esto lo podrá realizar al través del envió del formulario que se encuentra alojado en nuestro sitio Web.